Коммуникативные навыки, используемые в деловой беседе

Этапы делового общения

Деловое общение всегда происходит в несколько этапов, которые следуют поочередно друг за другом. Нельзя опустить ни один из них, так как в совокупности они способствуют формированию процесса адекватного делового общения. Этикет делового общения, как правило, подразумевает четкое следование всем правилам. Нормы делового общения не могут быть соблюдены в полной мере без учета основных этапов делового общения.

Формирование мотива. Следует понимать как преддверие того, что можно назвать собственно беседой, разговором между людьми. Деловое общение возникает, как правило, по необходимости, в результате целенаправленного осмысленного действия. Осознание необходимости встретиться с определенным человеком и предложить ему свои услуги или проконсультироваться самому является своеобразной подготовкой к личной встрече. Без существенного мотива, цели деловые партнеры не будут вступать друг с другом в эффективное взаимодействие. Подготовительный этап – это время, когда будущие партнеры анализируют необходимость участия по отношению друг к другу, проверяют значимость будущего плодотворного сотрудничества.

Установление контакта. Обычно происходит при первой встрече партнеров. Деловое общение начинается тогда, когда в этом возникает необходимость

 Для установления контакта важно взаимодействие на уровне взглядов. Ведь если человек не внушает нам доверия, мы способны распознать это именно по глазам

Встрече и плодотворной деловой беседе, как правило, предшествует взаимное рукопожатие. Когда деловые партнеры обменялись необходимыми приветствиями, начинается собственно взаимодействие.

Постановка проблемы. Деловые партнеры вряд ли встречаются затем, чтобы попить вместе чай или весело провести время. У них существует обоюдная совместная проблема, которая требует поиска решения. Причем решение необходимо всем участникам переговоров. При встрече начинается обсуждение значимых противоречий, имеющихся трудностей и сложностей. Если встречаются производитель продукта и потенциальный клиент, то обсуждаются проблемы последнего и предлагается конструктивное решение.

Обмен информацией. Этика делового общения не позволяет переходить на личности во время важных переговоров, зато в их ходе партнеры обмениваются друг с другом важной информацией, которая может оказаться не просто полезной, а нужно, необходимой. Часто за такие сведения бизнесмены готовы платить огромные деньги. Чем деловые партнеры убеждают друг друга? Конечно, не пустыми фразами и обещаниями. В бизнесе и деловом общении важным элементом становится аргументирование, умение доказать правдивость своих слов, подтвердить их значимость.

Поиск решения. Он обычно исходит из необходимости разрешить значимое противоречие. Как только установилась доверительная беседа, может происходить аргументированный и последовательный поиск решения. Обычно он сразу закрепляется соответствующим договором.

Составление контракта. Необходимо как письменное подтверждение конкретной сделки. Деловое общение всегда ориентировано на результат, создание определенного продукта деятельности. Именно по этой причине требуется подписывать важные бумаги и неукоснительно соблюдать все пункты договора.

Анализ результатов. Это последний из этапов делового общения. Спустя какое – то время после проведенных переговоров его участники вновь собираются вместе и анализируют полученные результаты. Это может выражаться в подсчитывании прибыли, а так же в том, чтобы возникло желание сотрудничать на постоянной основе.

Речевой этикет в деловом общении

Особенность делового общения обусловливается тем, что она возникает по поводу или на основе определенного вида деятельности, которая связана с производством, например, делового эффекта или продукта. Стороны делового общения при этом выступают в официальных (формальных) статусах, которые определяют необходимые нормы и стандарты (в том числе и этические) поведения людей. Спецификой делового общения выступает регламент, выражающийся в подчинении установленным ограничениям, культурным и национальным традициям, этическим профессиональным принципам.

Речевой этикет в деловом общении является сложным процессом в развитии контактов между индивидами в служебной сфере. Существуют «неписаные» и «писаные» нормы поведения в различных ситуациях официального контакта. Принятый определенный порядок, а также служебная форма обхождения называется деловым этикетом. Он формирует правила, которые способствуют взаимопониманию людей, а также создает удобства, практичность и целесообразность.

Деловой этикет состоит из правил: нормы (горизонтальные), действующие между членами коллектива, а также наставления (вертикальные), характерные для руководителя и подчиненного.

Общим требованием речевого этикета в деловом общении считается приветливое, а также предупредительное отношение ко всем сотрудникам, партнерам, независимо от антипатий и симпатий. Регламентированность делового взаимодействия отмечается во внимании к речи.

Речевой этикет в деловом общении представляет собой разработанные обществом нормы языкового поведения, типовые готовые формулы, позволяющие организовать этикетные ситуации, просьбы, приветствия, благодарности, такие как «будьте добры», «здравствуйте», «рад познакомиться с вами» «разрешите принести извинения». Устойчивые конструкции выбираются с учетом психологических, социальных, возрастных характеристик.

Речевой этикет в деловом общении предполагает установление контакта между людьми, обмен определенной информацией для построения совместной деятельности, сотрудничество.

Выделяют следующие этапы в деловом общении:

установление контакта, включающее знакомство, а также понимание другого человека;

ориентировка в происходящей ситуации общения, а также ее осмысление с паузами;

обсуждение проблемы;

решение проблемы;

выход из контакта (завершение).

Служебные деловые контакты базируются на партнерских началах, строятся из взаимных запросов, а также из потребностей и интересов дела. При прямом контакте, а именно непосредственной беседе, большее значение представляет устная, а также невербальная коммуникации. Передача сообщений по телефону или беседа выступают распространенными видами коммуникаций.

Этикет делового общения является настоящим искусством, овладеть которым сразу невозможно. Соблюдения норм, культуры, правил поведения будут иметь первостепенную роль в продвижении по карьерной лестнице. Если вы подающий надежды специалист, а также лицо компании, то думайте и представляйте себя, как часть коллектива. Приветствие «здравствуйте» в повседневной жизни означает: «я расположен поддерживать отношения», отсутствие же данного этикетного знака считывается, как отсутствие желания поддерживать отношения. Поэтому нормой выступает приветствие клиентов, сотрудников, посетителей, как в начале беседы, так и при отсутствии намерений вступать в речевой контакт.

В деловом общении речевой этикет представляет собой совокупность речевых этикетных средств, а также определенные правила их использования в различных ситуациях.

Этикет делового общения включает следующие важные моменты:

на деловые встречи нельзя опаздывать;

прием гостей предусматривает тщательную подготовку (разработка плана переговоров, обсуждение с коллегами);

соответствующий строгий внешний вид;

важно перед встречей собрать информацию о тех, с кем встречаетесь, продумать все интересующие вопросы

Этика делового общения

В отличие от других видов коммуникационных взаимодействий, например, личностных или социальных, деловое общение обладает своими собственными содержательными характеристиками и признаками. Выделение таких признаков позволяет дать более конкретное и полное определение понятию «деловое общение».

Этика делового общения обусловливается тем, насколько удачно учитываются отличительные черты национально-психологических видов, сохранившихся в групповых представлениях о государстве, народности, во фразеологических оборотах, которые содержат обобщенные характеристики образа.

Знание национальных и понимание психологических видов разных народностей, их традиций, обычаев, самобытности культурно-исторического наследия, их нравов, языка, особенностей выражения чувств, темперамента, остро необходимо деловому человеку вне зависимости от его сферы деятельности, профессиональной направленности, поскольку оно содействует эффективному общению, преодолению национального эгоизма, воспитанию уважительного отношения к культуре других народов.

Этика делового общения в основе своей базируется на множестве наук, в частности на психологии управления и общения, этике, научной организации труда. Изучение этики коммуникаций обусловлено потребностями современного мира. Психология и этика делового общения являются своеобразными столпами успешности взаимодействия с различными индивидами.

Человек вне зависимости от его роли (руководитель или менеджер среднего звена, простой предприниматель или госслужащий) должен непременно уметь ясно формулировать собственную мысль, аргументировать свою точку зрения, анализировать суждения партнера, оценивать критически соответствующие высказывания и предложения. Для этого важнейшим условием является умение слушать собеседника, правильно вести и направлять беседу, создавать доброжелательную атмосферу во время общения, произвести положительное впечатление. Все эти умения невозможны без соответствующей предварительной подготовки.

Центральным звеном этики общения является непосредственно личность руководителя или подчиненного. Для того чтобы стать профессионалом и отличным специалистом в какой-либо отрасли, мало обладать должными знаниями и умениями, навыками межличностного взаимодействия. Кроме этого нужно еще и обладать соответствующим уровнем культуры речи и внутренней культурности. Культура речи и деловое общение тесно взаимосвязаны между собой.

Сегодня этическая аргументация представлена двумя наиболее распространенными принципами ее построения: принцип утилитаризма и нравственного императива. Принцип утилитаризма основан на действии, которое будет считаться морально оправданным при условии, что несет тенденцию извлечения пользы для максимального количества лиц. Объем причиняемого ущерба сопоставляется с суммарной пользой действия. Если перевешивает ущерб, то решение считается неэтичным. В случаях, когда любые альтернативные действия будут причинять в какой-либо степени ущерб, то выбирается путь наименьшего причинения ущерба. Принцип нравственного императива основан на том, что моральные решения ни при каких условиях не зависят от конкретного следствия (т.е. взятка это плохо, обман одного потребителя является таким же аморальным поступком, как и многих).

Этикет делового общения считается главнейшей стороной профессионального поведения людей. Знание этикета является остро необходимым профессиональным качеством, которое необходимо приобретать и совершенствовать. Роль делового общения в успешности любого бизнеса довольно трудно переоценить. Оно является необходимой составной частью жизни индивидов, важнейшим видом взаимодействий с другими личностями. Ведь именно в общении вырабатывается определенная система целей, которая характеризуется в некоторой степени устойчивостью. Для достижения успеха в беседе с деловыми партнерами следует понимать и учитывать их интересы. Не менее важным для людей является умение грамотно формулировать и выражать свою мысль, достигать взаимопонимания в разрешении задач при непосредственном взаимодействии индивидов.

Три главные функции делового общения

Принятая классификация функций делового общения:

• перцептивная — процесс восприятия друг друга во время диалога;
• информационная — обмен данными между партнерами;
• интерактивная — обозначает все взаимодействия, совершаемые во время общения.

Далее можно выделить три основные функции:

1. Аффективно-коммуникативная. Характеризует понимание другого человека в процессе разговора. Направлена на рефляцию эмоций, за счет чего может произойти как сближение, так и отторжение, в зависимости от возникших эмоциональных состояний.
2. Информационно-коммуникативная. Обмен информацией между участниками диалога. При этом люди стараются понять общий смысл сказанного, обмениваются не только значениями, но и эмоциями. Что возможно лишь в том случае, если обе стороны принимают и осознают поступающую информацию. Однако могут возникать коммуникативные барьеры социального или психологического характера.
3. Регуляционно-коммуникативная. Процесс регуляции поведения для построения организации деятельности по ходу взаимодействия. Возможно влияние практически на все составляющие деятельности собеседников, вроде целей, мотивов, проектов, способов принятия решений. Присутствует взаимная корректировка поведения и стимуляция к действию.

В процессе общения люди узнают и воспринимают друг друга, затем обмениваются информацией и на ее основе выстраивают взаимодействие. В функциях делового общения заложен успех производственных отношений.

Чтобы деловая коммуникация в итоге не провалилась, следует придерживаться этико-психологических правил, присущих этому стилю, а именно:

• соблюдать принцип, по которому будут создаваться все условия для творческой реализации сотрудника;
• придерживаться принципа полномочий и ответственности, согласно которому будет регламентировано деловое общение в рамка обязанностей и прав в соответствии со статусом;
• использовать достаточную и качественную информацию;
• проявлять целесообразность в решениях;
• владеть лингвистическими особенностями языка и обладать тактикой общения;
• учитывать индивидуальные качества собеседника.

История этикета

Во всех сферах жизнедеятельности действуют законы этикета. Например, область делового общения определяется знанием, выполнением основных норм этики и этикета.

Определение 1

Этикет (от франц. «l’etiquette» — «ярлык», «надпись», «этикетка» ) – это совокупность норм и правил, которые регулируют внешние формы поведения людей, их взаимоотношения в процессе разговора.

Слово «этикет» появилось в начале XVII в., но манеры хорошего тона возникли задолго до возникновения термина.

Еще в древние времена были записаны и сохранены правила, которые регулировали поведение людей между собой. Они были необходимы для приглушения природных инстинктов и противопоставления им правил социальной жизни, основой которых было уважение интересов. Нормы развивали привычку быть доброжелательным, уважительным и т.п. с целью согласовывать свое поведение и отношение к другим. Именно древние греки смогли прочувствовать глубокую связь между внутренним нравственным содержанием и его проявлением во внешних формах. Они определили совпадение «красивого» поведения с нравственным смыслом «калокагатии» (от греч. «kalos» — «прекрасный», «, agathos» — «добрый»).

Единение этического и эстетического формировалось на протяжении многих веков. Внешние виды поведения демонстрируют:

• вежливость;
• учтивость;
• предусмотрительность;
• умение вести себя в разных ситуациях;
• благородство;
• и т.д.

Нормы этикета общения удовлетворяют социальную потребность у людей в:

• поддержке;
• взаимодействии;
• привязанности;
• уважении;
• признании;
• и т.д.

Сумма норм этикета и правил, которые регулируют формы поведения, носят исторический и культурный характеры. В каждом обществе сложились определенные нормы поведения, которые питаются порядком во взаимодействии людей. Рассмотрим этикет в деловом общении.

Стили делового общения

В деловом общении принято традиционно выделять несколько разных стилей руководства. Все они кардинально отличаются друг от друга.

Авторитарный стиль

Основан на абсолютной власти начальника и полном подчинении служащих. Выбирая такой стиль руководства, директора хотят видеть четкое выполнение поставленных задач (причем, иногда в достаточно короткие сроки) и особенно не считаются с тем, как себя будут ощущать сотрудники. Авторитарный стиль взаимодействия предполагает, что руководитель подает идеи, а подчиненные должны их реализовывать. При этом их собственное мнение, индивидуальные стремления, личностные достижения очень часто не замечаются и не учитываются.

Начальники, избравшие авторитарный стиль взаимодействия, должны быть готовы к тому, что в коллективе не будет свободных высказываний и по – настоящему креативных мыслей. Сотрудники привыкают думать в соответствии с требованиями руководителя и очень скоро перестают вообще проявлять инициативу. Они выполнят только необходимую работу и при этом не хотят делать ничего сверхурочного. А причиной тому служит невозможность проявить свою творческую фантазию, полет мысли.

Демократический стиль

Его основой является слаженная работа всего коллектива, в котором учитываются любые смелые и креативные идеи, показавшиеся руководителю интересными и полезными.  Начальник демократического склада управления настроен более дружелюбно, чем авторитарный: он справедлив, в меру разумен и больше всего заботится о благополучии компании. Если полезной окажется идея уборщика, то его мысль будет признана и, возможно, работник пойдет на повышение. Демократический стиль взаимодействия признается самым эффективным из всех существующих, поскольку он подчеркивает значимость каждой отдельной личности, поддерживает ее способность к профессиональному росту и развитию.

В коллективе, где царит сугубо демократический дух, у каждого сотрудника увеличивается реальный шанс к самореализации. Если работать под грамотным руководством, то можно получить неплохие навыки, которые весьма пригодятся в будущем. Демократический стиль общения с сотрудниками способствует лучшей производительности труда, высвобождению внутренних сил, появлению интереса к работе, выдвижение новых уникальных идей.

Попустительский стиль

Проявляется в явном безразличии руководства к организации труда и результатам деятельности. Обычно такой стиль взаимодействия выбирает начальник, который действует скорее формально, чем осознанно. Это могут быть и молодые руководители, которым попросту не хватает опыта, и они еще не научились должным образом организовывать коллектив.

Попустительский стиль руководства предполагает, что директор мало интересуется тем, что происходит. Разумеется, такой метод вовсе нельзя назвать конструктивным. При подобном подходе совершенно невозможно профессионально расти и плодотворно работать. Сотрудники привыкают к такому положению дел и вскоре уже считают его допустимой нормой.

Официально – деловой стиль

В основном используется для составления контрактов и иных деловых бумаг. На важных совещаниях и переговорах деловое общение – это значимый показатель, демонстрирующий общий уровень подготовленности специалистов, поэтому он должен быть проявлен на высоте.

В обычной жизни люди не разговаривают друг с другом намеренно официальными фразами. Однако на деловых совещаниях только так и необходимо проявлять себя, демонстрируя компетентность и осведомленность в важных вопросах. Такой стиль беседы сразу настраивает окружающих на серьезный лад, создает рабочую атмосферу.

Научный стиль

Научный стиль в основном используют педагоги и руководители образовательных учреждений. Как бы то ни было, со своей стороны данный метод на деле оказывается весьма эффективным. В результате делового взаимодействия все участники семинаров и иных форм собраний получают достоверную информацию о том или ином предмете или явлении. Научный стиль характеризуется предельной строгостью, выдержанностью и лаконичностью.

Таким образом, формы делового общения, его виды, принципы и правила создают единую картину целостного взаимодействия, в котором и проявляются индивидуальности людей.

Сохранить статью

Виды современного делового общения

Деловое общение, его виды и формы – это многогранный процесс, подразумевающий под собой много разновидностей. Одна из его специфических особенностей – регламентированность, т. е. следование определенным правилам и нормам. Они могут быть как официально задокументированны, так и носить характер неписаных требований.

Среди большого разнообразия видов делового общения следует выделить:

1. Устные виды. Разговор, беседа, переговоры, совещание, выступление перед коллегами, рекламное обращение, пресс-конференция, телефонный разговор.
2. Письменные виды. Деловая переписка между партнерами и конкурентами, приказы и распоряжения руководства, служебные записки от подчиненных, договоры, акты.

Любой из видов делового общения важен для успешного развития бизнеса. Каждый специалист организации, занятый на должностях, связанных с внешней и внутренней коммуникацией, должен знать виды общения и владеть ими.

Процессы делового общения

Процесс бизнес общения – это не только разговоры и переписка. Это понятие охватывает эмоции, жесты, манеры. Исследования показывают, что более 60-70% общения строится на невербальной коммуникации. И только примерно 30-40% — на вербальной.

При вербальном процессе применяются правила речевой коммуникации. Сюда же можно отнести и речевой этикет, соблюдение которого позволяет на более цивилизованном уровне строить бизнес отношения. Существуют правила и невербального процесса общения. Они касаются языка жестов, мимики, общего поведения человека. Это уже отдельное крупное направление, которое при желании каждый может масштабно изучить. Тому помогут тренинги по этикету, которые проводятся нашей компанией. Из основных же вышеперечисленных правил сюда можно причислить контроль над эмоциями. Недопустимо грубое общение, излишняя резкость. Эмоциональность при ведении тех же переговорах не должна присутствовать.

Советы и тезисы

Если хотите добиться успеха в рабочих делах, заручиться поддержкой коллег или вывести бизнес на новый уровень, то учитывайте следующие моменты:

Не смешивайте личную жизнь и рабочие дела. Какие бы не были отношения с коллегами, не стоит их переносить на решение рабочих моментов. Умение разграничивать эти сферы помогает концентрироваться на поставленных задачах и разрешать споры.
В деловом общении старайтесь сочетать длинные и короткие предложения
Это удерживает внимание собеседника.

Умейте слушать собеседника

Это важно соблюдать не только в деловых беседах.
Подготовьтесь к разговору и возможной дискуссии
Не лишним будет перед началом общения узнать о собеседнике побольше, навести справки. Предупрежден — значит вооружен.
Умение тактично затрагивать положительные и отрицательные качества оппонента поможет расположить его к себе.
Личные желания и предпочтения лучше оставить при себе

Делайте акцент на интересах компании и не забывайте про собеседника. Контролируйте свои эмоции, иначе это может повлиять на вашу репутацию.

Будьте пунктуальны — это хорошая черта, которая говорит об уважении. Время в деловых кругах очень ценно.
Честность и открытость в разговоре принесет доверие. Ложная или искаженная информация может его подорвать.

Умейте сосредоточиться на главном. Постарайтесь узнать, что волнует собеседника, как можно быть полезным в решении вопроса. Учитывайте интересы всех сторон.

Будьте доброжелательны и соблюдайте правила хорошего тона. Обращайтесь к собеседнику по имени отчеству, не допускайте пренебрежительного отношения. Если тема беседы позволяет, то открытая честная улыбка никогда не будет лишней.

При разговоре человек всегда обращает внимание на словарный запас собеседника, манеру поведения. Речь должна быть грамотная и разборчивая, не содержать слов-паразитов

Не стоит пренебрегать интонацией, расставлять акценты при общении. Темп речи должен быть умеренным, слишком медленный монолог вызовет тоску, а быстрый не даст сосредоточиться на получаемой информации. Конфиденциальность разговора при деловом общении очень важна. Секреты компании и информацию по сделке нужно хранить и не придавать огласке.

Многие деловые встречи подразумевают дресс-код, не допускается яркий макияж и куча ненужных аксессуаров. Опрятный, чистый вид и уместность наряда собеседника не будет отвлекать от разговора.

Умение вести деловую беседу помогает достичь больших результатов в работе и бизнесе. Она будет полезна обеим сторонам, если их интересы совпадают и четко обозначены цели. А соблюдение всех этапов, правил и принципов делового общения принесет успех уже на ранних его стадиях.

Основные цели общения

Многие исследователи занимаются изучением такого вопроса, как структура коммуникативного акта

В психологии уделяется особое внимание целям общения. Можно выделить восемь основных:

1. Контактная. Передача и восприятие информации при обоюдной готовности к данному процессу.
2. Информационная. Прием и передача сведений любого характера.
3. Стимулирующая. Побуждение человека к каким-либо действиям в интересах говорящего адресата или третьих лиц.
4. Координационная. Помогает организовать слаженную совместную деятельность.
5. Понимание. Устранение разногласий договорным путем.
6. Эмотивное возбуждение. Обмен чувствами и эмоциями.
7. Установление отношений. Налаживание необходимых в работе и прочих сферах жизни человека контактов.
8. Оказание влияния. Демонстрация власти с целью самоутверждения или для достижения каких-либо интересов.