Пошаговая инструкция сшивания документов: как правильно пользоваться брошюратором?

Как прошивать документы нитками — техника прошивки

Прошивку можно выполнять с помощью нитей, шнуров или лент. Необходимо тщательно и аккуратно выполнять каждый шаг, контролируя качество. Нельзя допустить возможного разъединения шва, ведь сама технология сшивания задумана для недопущения изъятия, замены или подлога, одного или нескольких листов.

Если сшивают документы для подачи в государственные инстанции, то неверно или недостаточно качественно выполненная процедура может стать причиной отказа в приеме данной документации. В первую очередь это касается судебных, налоговых и фондовых структур.

На 2 отверстия

Эта техника отличается простотой исполнения. Отверстия можно сделать с помощью обычной иглы или канцелярского дырокола. Если прошивать с помощью шнура или ленты, то желательно использовать для удобства дырокол.

Отверстия располагают на левом поле (как блокнот с пружиной), на расстоянии 10-20 мм от края. После прокола нить или шнур несколько раз пропускают сквозь него, после чего формируют узел на последней странице подшивки.

Верхние правые углы листов служат для нумерации подшитых страниц.

После прошивки и нумерации документов концы узла приклеивают к листу бумажными фрагментами 30х50 мм, оставляя свободный край нити. На наклейке указывается: «Прошито и пронумеровано». Рядом с этой надписью указывается номер последней страницы (то есть их общее количество).

Обратите внимание

В зависимости от требований учреждения, в которое предоставляются документы, на наклеенном бумажном фрагменте также указывают дату, печать и подпись лица, заверяющего документацию.

На 3 отверстия

Процедура сшивания на 3 отверстия несколько сложнее. Но именно этот вид прошивки часто требуют банковские учреждения. Для выполнения процедуры лучше использовать дырокол — прошивать с помощью нити и иглы будет не очень удобно.

Схематически прошивка на 3 отверстия выглядит так:

1. Нить или шнур пропускают сквозь листы с обратной стороны, отступив сверху и снизу одинаковое расстояние. Отступ от левого края такой же, как и в вышеописанном варианте — 10-20 мм.
2. Выведенный на лицевую сторону шнур (нить) пропускают в обратном направлении через отверстие снизу от первого.
3. По тыльной стороне нить или шнур протягивают к третьему отверстию, расположенному сверху от первого и выводят снова на лицевую сторону.
4. После этого шнур или нить запускают в первое отверстие, выводя конец вновь на тыльную сторону.
5. Оба свободных конца затягивают, добиваясь плотной шнуровки, и завязывают узлом.

На 4 отверстия

Данная методика применяется только для сшивания документации отдельных категорий. Например, так могут сшивать кассовые отчеты. Для аккуратного выполнения, а также, если подшивка достаточно толстая, рекомендуется предварительно проколоть отверстия с помощью дырокола или станочного офисного оборудования. Техника прошивки выглядит следующим образом:

1. Нить или шнур заводят с обратной стороны во второе снизу отверстие.
2. Через титульную сторону шнур пропускают в нижний прокол, переводя его вновь на изнаночную сторону.
3. Далее шнур снова заводят во второе снизу отверстие, вновь выводя на переднюю сторону.
4. С титульной стороны шнур продевают в вышерасположенное отверстие.
5. По изнаночной стороне конец шнура вводят в верхнее отверстие и выводят на переднюю.
6. По лицевой стороне шнур заводят в предыдущее отверстие и выводят на оборотную сторону.
7. Оба свободных конца шнура натягивают, уплотняя шнуровку.
8. Формируют узел.
9. Срезают излишки длины шнура.

После проверки правильности прошивки производят нумерацию и запечатывают узел бумажной печатью стандартного размера. На наклейке пишут: «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью». После этого указывают номер последней страницы, подписывают и ставят печать с реквизитами лица, заверяющего прошивку.

На уголок

Угловая прошивка документации применяется не для всех категорий бумаг. Технически такой метод выполняется достаточно просто: с помощью 1 или 2 проколов, расположенных в верхнем левом углу, стопка документов прошивается шнуром или нитью, пропустив через отверстия по аналогии с прошивкой на 2 отверстия.

Узел, как и в предыдущих вариантах, заклеивается с соответствующими надписями и нумерацией.

Что необходимо для того, чтобы прошнуровать листы?

Для проведения процедуры предварительно необходимо ознакомиться с сопутствующей документацией, а уже после приступать к выбору инструментов

Причем их тип нередко зависит от толщины и важности конкретного документа. Так, при обращении с совсем тонкими бумагами проще использовать иглу, со средними – дырокол

Скрепление объемных плотных папок проходит при участии шуруповерта и в меру толстой веревки.

Обычно прошивку осуществляют при помощи следующих предметов и приспособлений:

• дырокол;
• ножницы;
• файл сшивки;
• нитки или тесьма;
• игла;
• шило;
• клей.

Для создания отверстий в особо толстых томах иногда используют дрель

Однако ее применение требует осторожности, навыков и правильно подобранного диаметра сверла. В отношении же клея правила предельно просты

Под запрет попадает резиновый, так как может пропечататься на другие листы. Хорошие варианты: обычный типографский ПВА, казеиновый и силикатный. У каждого есть свои сильные и слабые стороны, но в целом они все примерно равны друг другу.

К ниткам тоже предъявляются особые требования. Они должны быть в меру толстыми, очень прочными и несыпучими. Этими критериям отвечает лавсановая лента. В случае ее отсутствия следует воспользоваться суровой нитью. Хлопчатобумажная тоже подходит, но только при условии, что будет многократно сложена (для утолщения и повышения стойкости к разрыву).

Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция

Существует несколько вариантов, как сшивать дела и документацию. Отличия между ними заключаются в том, что во всех способах разное количество отверстий и расстояние между ними.

В две дырки

Самый упрощенный способ. Он подойдет для бумаг, которые впоследствии не будут переданы на рассмотрение. Для этого необходимо сделать следующее:

1. Распечатать и сложить листы по порядку;
2. Использовать дырокол для образования небольших дыр;
3. Продеть нить в дыры так, чтобы оставалось место для узелка на лицевой стороне;
4. Из листа прошивки вырезать небольшой лист и приклеить его сверху узла так, чтобы концы нити выглядывали из-под него.

Важно! В случае если листа прошивки нет, следует из белой бумаги вырезать небольшой кусок размером 3 на 5 см, приклеить его и подписать «прошито и пронумеровано». Инструмент для подшивания бумаг

Инструмент для подшивания бумаг

В три дырки

В начале намечаются места нужных отверстий, желательно посередине, если не требуется по-другому. Располагать дыры следует на одинаковом друг от друга расстоянии и по левому краю документации. После этого необходимо сделать следующее:

1. Проделать иглой отверстие посередине левой стороны листа так, чтобы игла входила с обратной стороны, а выходила с лицевой.
2. Сделать второй прокол. Игле необходимо входить с лицевой стороны, а выходить с изнаночной.
3. Выполнить третье отверстие. Игла должна входить с обратной стороны, а выходить с лицевой.
4. Еще раз вдеть иглу в первую дырку и связать узел, оставляя конец нити около 7 см.
5. Наклеить лист прошивки.
6. Подписать.

Если документы будут в стопке, они могут потеряться

В четыре дырки

Часто требуют подшивать в более чем 3 дырки. Возникает вопрос, как подшивать дела нитками в 4 дырки. Последовательность действий, если требуется разобраться, как шить дела в 4 дырки, такая:

1. Выполнить иглой проделывание дырок;
2. Просунуть иголку с изнаночной стороны через дырочку номер два;
3. Просунуть нитки в первое отверстие справа;
4. После игла отправляется в два отверстия справа;
5. Затем игла отправляется в третью дырку справа;
6. После чего происходит переход на левый протокол;
7. Переход к третьему отверстию;
8. Необходимо проделать вывод на обратную сторону и зафиксировать узлом.

Вам это будет интересно Построение выкроек и пошив красивых платьев для полной женщины

Деревянный станок в рабочем положении

В пять дырок

Этот метод используется редко. Обычно требуются варианты с 3-4 дырками. Повышение до 5 отверстий свидетельствует о том, что такая документация очень важна и требует строгой отчетности.

Алгоритм вдевания иглы зависит от номера дырки:

• 3–4;
• 4–5;
• 5-4;
• 4-3;
• 3-2;
• 2-1;
• 1–2;
• 2–3.
• Последний этап — это фиксирование нити узлом.

Зафиксированные бумаги никуда не денутся

Как прошить оригиналы документов нитками?

Сшивать ценные бумаги необходимо в соответствии с ГОСТ Р61141-98 «Делопроизводство и архивное дело». Нюансы оформления закреплены в Приказе Росархива от 23 января 2009 года №76.

Процедура прошивки считается обязательной для таких категорий документов:

• кадровых;
• проверочных;
• архивных;
• бухгалтерских.

Может подшиваться и другая документация, которая важна для владельца, компании и ее контрагентов.

Классическая схема прошивки требует инструментов для работы. Понадобятся обложки (стандартные, нестандартные или архивные), дырокол, канцелярский клей, острые ножницы, заверительный лист, нитки, шило или иглы, веревки или шпагат. Нитки должны быть прочными, толстыми и износостойкими.

Самые распространенные способы подшивки:

1. В две дырки – наиболее популярная схема. Расстояние между отверстиями – не менее 5 сантиметров. Узелок в этом случае должен находиться на лицевой стороне.
2. В три дырки. При этой схеме отверстия нужно разместить на одинаковом расстоянии друг от друга и до краев листа. Создать с помощью нитей «восьмерку», соединив оба конца нити посередине на внутренней стороне листа.
3. В четыре дырки – схема напоминает предыдущий вариант, только «восьмерка» теперь двойная. Хвост остается на уровне второго прокола на тыльной стороне.
4. В пять дырок – самый надежный способ, использующий для крайне важных документов. Представляет собой две «восьмерки», расположенные одна над другой.

Пошаговая инструкция и схемы прошивки в 3 и 4 дырки

Стандартно журналы и другую документацию не высшего уровня важности сшивают в три прокола, используя стандартные нити, клей ПВА и шило. Подробная пошаговая схема прошивки в 3 дырки такова:

Подробная пошаговая схема прошивки в 3 дырки такова:

• Шаг 1. Первое движение иглы должно проходить через центр листа «изнутри-наружу» (чтобы ушко было ближе к тыльной стороне, а конец иглы – к лицевой).
• Шаг 2. Второй прокол нужно сделать уже с лицевой стороны, двигаясь ближе к краям листа.
• Шаг 3. В третий прокол игла опять должна входить с обратной стороны. Если еще раз вдеть иглу в исходное отверстие, схема будет считаться завершенной.

Схема прошивки документов в 3 дырки:

Схема прошивки документов в 4 дырки:

После нужно завязать узел и оставить минимум 7 сантиметров нити.

Заверительный лист должен иметь размер прямоугольника 6х4 сантиметра. Его нужно приклеить на узел и подписать.

Нумеровать листы нужно в порядке подшивки, используя арабские цифры и начиная с «единицы». Журналы нумеруются и сшиваются по стандартной схеме, а вот при оформлении других документов возникают трудности.

Нюансы процесса:

1. При сшивании письма сначала нумеруют конверт, и только потом – его содержимое.
2. При нумерации чертежей, диаграмм и других графических материалов, которые занимают весь лист или не должны иметь мешающих пометок, искажающих смысл, ставить нумерацию нужно на обратной стороне листа.

Стандартно номер проставляется в правом верхнем углу. Для описи нумерация не нужна.

Как заверить сшитые документы?

Заверительный листок приклеивается с помощь ПВА на узелок на обратной стороне сшитой стопки документов. Листок должен иметь небольшие размеры (от 3х4 до 8х10 см). На нем указываются наименование организации, ФИО и должность ее руководителя и дата подшивки.

Описание на листке может быть либо развернутым, когда подробно описываются содержание, количество листов, данные об адресате, наличие примечаний и чертежам и другие характеристики.

Также может быть перечислено количество помарок, исправлений и других сносок по ГОСТ. Описание может быть и сокращенным – когда приводится только количество и название документа (или объекта), который подлежал подшивке.

В любом случае руководитель обязан полностью расписывать свои ФИО, должность, расшифровывать личную подпись. Либо подпись с печатью, либо только печать должны располагаться так, чтобы они одновременно находились и на листке, и на тыльной стороне самого документа.

Образец заверения сшитой документации:

Способы сшивания документов степлером

Разрезаете или разрываете и сгибаете ка кна рисунке. Сшивание документов скрепкой степлера Данный способ прошивания является самым простым. Как правильно сшивать документы в папки в организациях: правила и советы. Дырокол приобретается один раз, запасы УСД потом пополняются. Требования в копиям документации — отправлено в Общие вопросы: Пришла к нотариусу для удостоверения копии документации, оригинал которой пронумерован, прошит, удостоверен печатью, но.. прошит степлером. Сшить документы можно как вручную, с помощью степлера или ниток, так и с Как правильно сшивать и нумеровать документы в делопроизводстве: способы, правила ГОСТ.

На полях листа, расположенных слева, лучше даже на половине левого поля, которое свободно, делаются три дырки, дырки лучше пробивать дыроколом, но так же можно толстой иглой или шилом. Последовательная нумерация, а также скрепление листов шнурком или нитками полностью Какие документы необходимо сшивать? 5 дырок Данный способ является самым сложным и в то же время самым надежным.

Пошаговое руководство по прошивке

Как правило, упорядочение и прошивку документов проводит сотрудник, которому это вменено приказом начальника или закреплено в служебной инструкции.

При прошивке документов соблюдается такая последовательность:

• Документы складываются согласно датам или нумерации, в правильном порядке и правильной стороной.
• Все скрепки и скобы, имеющиеся на документах, удаляются, чтобы не мешали.
• Теперь нужно ровно сложить пачку документов, если их немного – это не сложно. В случае большого объема применяется специальное приспособление.
• Следующий шаг – это проделывание дырок. После сшивание документа он должен читаться. Для этого дырочки проделываются на расстоянии до 1,5 см от края. Их должно быть не меньше 3-х штук, если документы важные – 5.

Сначала наметьте точки на месте проколов. Центральное отверстие должно находиться на середине листа, два других на расстоянии 3 см от него вверх и вниз, если их пять, то следующие тоже на расстоянии 3-х см соответственно.

• Если листов до 5-ти — отверстие проделываются иглой или дыроколом, в более толстых делах – шилом. В документах, которые передаются в архивное хранилище, допустимо до 250 листов, в них дырочки сверлят электрическим сверлом или используют специальное приспособление.
• Теперь в отверстия нужно продеть нить или шпагат. Для прочности прошивают два раза, делают с таким расчетом, чтобы концы нити находились с тыльной стороны. Длина концов – 6 — 7 см, их завязывают на узелок, очень крепко, как можно плотнее к крайнему листу.
• Сверху на узелок и нить наклеивают бумажную наклейку (лист-заверитель) размером 4х8 см, но так чтобы было видно концы нитки, и хорошо просматривался узелок на ней. Клеем заливают весь листик и тщательно приклеивают, это нужно для сохранности дела и имеющихся в нем материалов и доказательства их подлинности. Можно заготовить печатный вариант листика, набрав текст в Word и потом вырезав полоску соответствующего размера. Текст такой:

В деле прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью ___( _______) листов

Подпись _________________(должность, фамилия и инициалы)

Теперь нужно пронумеровать документы. Место для цифр — правый верхний угол, нумеруют черным карандашом. Ставить чернилами не разрешается. Номера не должны закрывать текст.

Нумерация строго регламентирована:

• нумеруются только листы и ни в коем случае не страницы;
• опись, находящаяся в деле, нумерации не подлежит;
• письма с конвертами, нумеруются так: сначала нумеруются конверты, затем остальные листы;
• материалы, которые уже имеют нумерацию, все равно нумеруют заново;
• листы большего размера складываются и нумеруются одним номером;
• документы с накрепко прикрепленными сопровождающими материалами (командировочные бланки, счета-фактуры, фото) обозначаются одним номером. Делается это так: с обратной стороны основного листа, от руки пишется опись вложенных документов, нумеруется только основной документ, о количестве прикрепленных материалов обозначается в примечании к описи, либо в заверительном листе помечается: «на листе № вложено столько-то листов согласно описи на обороте»;
• на документах в форме фотографий, рисунков, чертежей номера проставляются с обратной стороны;
• цифры номеров ставятся в формате арабских цифр и по возрастанию;
• в многотомных делах нумеруют страницы каждого из томов по отдельности.
• когда клей подсохнет, на заверителе вписывается количество листов арабскими цифрами и в скобках прописью, его подписывает ответственное за составление дела лицо, а юридические документы — руководитель и ставиться печать.

Обратите внимание, подпись и печать обязательно ставиться так, чтобы часть ее располагалась на листике-заверителе, а часть непосредственно на заверяемом деле. Согласно заведенного порядка, это считается гарантией подлинности и неприкосновенности. Ко всем прошитым комплектам документов прилагается лист-опись, в которой указываются:

Ко всем прошитым комплектам документов прилагается лист-опись, в которой указываются:

• название организации;
• наименование документа;
• дата составления;
• оглавление (аннотация цели подготовки) содержащее короткое перечисление вложенных материалов4
• количество листов;
• сроки хранения;

и указывается (обязательно!) составитель (его должность, фамилия), и его подпись.

• Согласно правилам на описи не ставится номер.
• Дело, подготовленное для сдачи в архив, снабжается обложкой 229×324 см (обязательно), при вложении нестандартных материалов, обложка соответствует реальным параметрам.

Подготовка документов к сшиванию

Перед тем как приступить к основной работе, документы необходимо подготовить. Процесс подготовки проходит в несколько этапов:1. Оформление обложки.

Обложки для документации бывают трех видов:

• Стандартная – обычная обложка, которая чаще всего встречается. Размер обложки 229х324 мм, вмещает в себя стандартные листы (в основном А4).
• Нестандартная – применяется, если формат документов имеет необычный размер.
• Для долгого хранения – такие обложки делают из прочного картона для более длительного хранения. Они должны быть плотными и износостойкими.

2. Комплектация. Подготавливаем комплект документов. В пачке должно быть не более 250 листов. Толщина ее должна составлять не более 4 см. К блоку необходимо добавить пустой лист. Все скрепки, булавки должны быть удалены.

3. Нумерация.

Нумерация страниц производится только простым карандашом. Номер ставится в правом верхнем углу. Никаких римских обозначений. Опись в нумерацию не включается. Номера страниц не должны задевать текст документа.

Важно!В процессе нумерации с титульным листом цифра «1» не ставится, нумеруем только со второго листа с цифры «2».Основные инструкции:

• Если в документации попадается лист большого формата, его необходимо развернуть и пронумеровать в верхнем правом углу, затем так же свернуть. Подшивается он аккуратно, за один край, что бы его можно было неоднократно развернуть.
• В документах письма хранятся в конвертах. Сначала нумеруют конверт, затем все вложенные в него письма.
• Если объем документации слишком велик (больше 250 листов), то он делится на тома, которые имеют свою отдельную нумерацию.
• Иногда в документах попадаются отдельно пронумерованные издания. Их также нумеруют, несмотря на уже имеющуюся нумерацию.
• Если в документации присутствуют приклеенные листы, то этот документ должен нумероваться, как один. Далее составляется опись прикрепленных дополнений на изнанке этого листа.
• Когда лист полностью занят, нет места для нумерации, то нумеруют на обратной стороне документа.
• При неправильной нумерации номер зачеркивается и ставится правильный, при этом на исправленном участке обязательно делают заверительную надпись.

4. Опись. Каждый прошитый документ обязан иметь свою опись, в которой требуется указать:

• организацию и название документа;
• дату подшивки и срок хранения;
• подробную аннотацию (цель хранения, содержание, количество страниц и другие важные примечания);
• количество документов и подпись с указанием ФИО.

Обратите внимание!Документы, предназначенные для внутреннего пользования, сшиваются по правилам, установленным вашей организацией

Тонкости и нюансы процесса

Перед тем, как начать подшивку документации при помощи различных материалов и капроновых ниток, следует тщательно подготовиться к этому процессу. В первую очередь с листов следует снять все зажимы и скрепки. Далее рекомендуется произвести сортировку документов, выстроив их в хронологическом порядке. Пронумеровать листы можно как во время предварительной подготовки, так и по окончанию процесса

Важно обратить внимание на то, что допущение ошибки в процессе нумерации может аннулировать всю проделанную работу. В нумерации используются арабские цифры, однако допускается использование и римских знаков. Начинать нумерацию следует с титульного листа

Начинать нумерацию следует с титульного листа.

При необходимости подшивки обложки, следует с повышенным вниманием подойти к вопросу выбора картона. Существует несколько типов обложек, которые различаются размерами, толщиной и качеством

Одним из главных требований является наличие надписи «Дело» на выбранной обложке. Для упрощения процесса, можно использовать специальный «скоросшиватель» для листов, соответствующих формату «А4». При наличии конвертов в документах, они нумеруются в первую очередь. Только после них, ставится номер на стандартные листы и приложения в виде фотографий.

Допущение ошибки в нумерации, не является серьезным упущением. В этом случае необходимо лишь зачеркнуть неверный номер одной линией. На листе, который приклеивается на тыльную сторону, необходимо добавить надпись «Исправленному верить». Далее, лицо ответственное за подготовку документации должно поставить свою подпись и фирменную печать.

Сшивание документов обеспечивает максимальную сложность для подделывания, и поэтому считается самым надежным способом сохранения многостраничного документа

Неприкосновенность является одним из главных требований к подшитым документов. В случае возникновения дополнения подшитых и пронумерованных листов, потребуется прикрепить отдельный том, или разобрать готовую конструкцию и пройти весь процесс заново.

Допускается использование приемов литературной нумерации. Это означает, что на пропущенные листы, ставится пометка, где к цифре прибавляется определенная буква. (1а,2б и т.д.). При более серьезных помарках, потребуется проставить все номера заново. Для этого, все неправильные числа перечеркиваются, а рядом с ними указываются новые. Одним из обязательных требований является исправление заверительной надписи. В рассматриваемом случае старые данные перечеркиваются, а рядом с ними указываются новые сведения. После этого, ставится подпись ответственного лица и печать организации.

Особенности прошивки документов: дельные советы

Перед началом работы по прошиванию документов необходимо ознакомиться со всеми правилами и тонкостями, а также изучить стандартные требования по данной процедуре. Заверительный лист наклеивается на узел и нить, используя для этого клей-карандаш или ПВА. После этого на лист ставится подпись начальника учреждения, дата сшивки и печать предприятия.

Фиксация кончиков нити на подписную бумажку

Важно! Если имеются дополнительные листы документов, прикрепленные скобами или же подклеенные в углу, им также даются номера страниц, но в содержании это не упоминается. Существует огромное количество различной документации, которые также требуется сшивать

В этот список входят фотографии, чертежи и диаграммы. Такие документы занимают всю площадь листа, и именно поэтому их следует нумеровать с обратной стороны. В случае с картами и чертежами используется два листа формата А4, однако нумеруются они одним числом, а в примечании расписывается каждый использованный лист

Существует огромное количество различной документации, которые также требуется сшивать. В этот список входят фотографии, чертежи и диаграммы. Такие документы занимают всю площадь листа, и именно поэтому их следует нумеровать с обратной стороны. В случае с картами и чертежами используется два листа формата А4, однако нумеруются они одним числом, а в примечании расписывается каждый использованный лист.

Установка печати на подписную бумажку

Как правильно прошивать документы по ГОСТу?

Законодательством РФ не прописаны нормативные акты, регламентирующие правила прошивки документации. Однако каждый делопроизводитель знает, что существует ряд инструкций, благодаря которым получится упорядочить и прошить важные бумаги.

К этим инструкциям относятся:

• ГОСТ Р51141, «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
• методические рекомендации по делопроизводству;
• инструкция Центробанка России с нормами ведения делопроизводства;
• Приказ Министерства культуры Российской Федерации с утверждением типовой инструкции делопроизводства;
• утвержденные налоговым Министерством методические разъяснения по ведению и заполнению отдельных материалов.

Важно соблюдать основные правила. Если будет допущена ошибка, то бумаги будут возвращены для устранения неточностей.

Подготовка документов к сшиванию

Начнем с того, что любые документы должны быть прошиты аккуратно. Делопроизводитель обязан следить за соблюдением всех норм. Именно он несет ответственность за документацию предприятия.

До того, как начать процедуру сшивания, уделите внимание обложкам для каждого вида папок. Они классифицируются по типу дел, хранящихся в них:

• стандартные (под ними сшиваются листы стандартных размеров);
• нестандартные
• для длительного хранения (произвольный формат, но особо прочный картон. Дела в таких папках хранятся более 25 лет).

По ГОСТу на обложках папок должны быть прописаны:

• название организации;
• название подразделения;
• индекс дела;
• заголовок;
• срок хранения;
• номер тома;
• количество листов;
• дата составления;
• опись.

Основные принципы комплектации прошитых дел:

• пачка должна соответствовать размеру не более 4-см, а количество листов не должно быть более 250;
• стандартные размеры архивной книги – 32×23 см;
• первая страница должна оставаться чистой для составления описи дел.

Следующим шагом будет проставление нумерации для каждой страницы. Проставленная нумерация помещается в правый верхний угол лицевой стороны страницы. Опись при нумерации не учитывается. Все иллюстрации должны нумероваться с другой стороны листка.

Важно знать: неподходящие по размеру листы могут сворачиваться, а затем подшиваться за один край. Это считается за один лист. Свернутые и подшитые за середину, при нумерации обозначаются как два листа.

Свернутые и подшитые за середину, при нумерации обозначаются как два листа.

Какие материалы могут потребоваться?

Классический способ для прошивки дел, отчетности, протоколов и актов требует наличие следующих материалов:

• иголки разных диаметров, шила, дырокола;
• картона для обложки;
• небольшая бирка для заверения;
• ножниц и клея;
• печати.

Процесс сшивания документов

Состоит из трех этапов:

Подготовка. На этом этапе делопроизводитель должен сложить документы в ровные стопки и сделать 2 симметричных вертикальных отверстия

Если дела представляют особую важность, то используют прошивание в 5 отверстий.
Прошивание. На этом этапе потребуется толстая нить, шпагат или лента. Бумаги прошиваются два раза, хвосты выводят наружу и связывают в узел.
Заверение

Последний этап заключается в том, что на хвосты узла наклеивается бумажная бирка. На этой бирке должно быть описано количество прошитых бумаг, проставлена роспись и инициалы делопроизводителя. Последним шагом будет простановка печати предприятия. Подпись и печать проставляется после того, как канцелярский клей высохнет. Для особо значимых документов, подпись и печать заливается клеем.

Бумаги прошиваются два раза, хвосты выводят наружу и связывают в узел.
Заверение. Последний этап заключается в том, что на хвосты узла наклеивается бумажная бирка. На этой бирке должно быть описано количество прошитых бумаг, проставлена роспись и инициалы делопроизводителя. Последним шагом будет простановка печати предприятия. Подпись и печать проставляется после того, как канцелярский клей высохнет. Для особо значимых документов, подпись и печать заливается клеем.